FAQ des porteurs de projets
Bienvenue dans la FAQ dédiée aux porteurs de projets labellisés par la MSH Paris-Saclay. Vous y trouverez des réponses aux questions fréquentes concernant les démarches, les échéances, les soutiens financiers et techniques, ainsi que les obligations liées à l’utilisation du label MSH Paris-Saclay. Ce format a pour objectif de faciliter la gestion de votre projet en répondant directement à vos interrogations. Si toutefois vous ne trouviez pas la réponse à votre question, vous pouvez nous joindre à l’adresse unique : aap@archives.msh-paris-saclay.fr
Budget
Puis-je faire gérer le budget de mon projet par mon laboratoire ?
Oui. Vous pouvez demander à ce que les fonds de votre projet soient versés à votre laboratoire. Vous continuerez à bénéficier du soutien de la MSH pour les actions de communication. Pour faire cette demande, écrivez à gestion@archives.msh-paris-saclay.fr.
Quelle est la date limite d'utilisation des fonds ?
- Workshop et Séminaires : date de clôture de l’événement
- Projet Emergence : 12 mois à compter de la notification de labellisation
- Projet Maturation : 18 mois à compter de la notification de labellisation
Dépenses
Quelles sont dépenses éligibles ?
Les crédits alloués par la MSH vous permettent d’acheter les biens de fonctionnement (< 3000 € HT), d’équipement (> 3000 € HT) et les services nécessaires à la conduite de votre projet.
Les achats d’ordinateurs fixes ou portables ne sont pas autorisés.
ATTENTION : tout achat est soumis aux règles de la commande publique.
Je souhaite faire un achat dans le cadre de mon projet. Que dois-je faire ?
Si votre budget est directement géré par la MSH, vous devez obligatoirement fournir un devis établi au nom de :
CNRS MSH PARIS-SACLAY
4 avenue des Sciences
91190 Gif-sur-Yvette
Si le prix du bien ou du service que vous souhaitez acheter dépasse 4000 € HT, vous devez fournir 3 devis de 3 fournisseurs différents et nous indiquer le devis retenu.
ATTENTION : certains biens ou services sont proposés via des marchés publics, que la MSH est tenue de respecter.
Quels moyens de paiement puis-je utiliser ?
La MSH paie prioritairement par mandat administratif. Il vous revient de vérifier que votre fournisseur accepte les bons de commande (il devra déposer sa facture sur Chorus Pro). Exceptionnellement, certaines dépenses (par exemple les inscriptions aux colloques) peuvent être faites par Carte Bleue. Vous devez alors contacter : gestion@archives.msh-paris-saclay.fr.
Quel est le délai de traitement d'une demande d'achat ?
Nous nous engageons à prendre en charge un achat simple dans les 72h suivant votre demande. Toutefois, si votre fournisseur n’est pas déjà référencé par le CNRS, un délai supplémentaire d’au moins 15 jours est nécessaire.
La matériel acquis m'appartient-il ?
Si le budget de votre projet est géré par la MSH, tous les matériels inscrits à l’inventaire du CNRS (> 3000 € HT) restent notre propriété et doivent nous être restitués à la fin du projet.
Missions
Je souhaite partir en mission. Que dois-je faire ?
L’établissement préalable d’un ordre de mission par la MSH est obligatoire. Pour cela, vous disposez du formulaire « Demande de mission ». Il convient de faire parvenir ce formulaire dûment rempli à gestion@archives.msh-paris-saclay.fr.
- Formulaire de demande de mission (version française)
- Formulaire de demande de mission (version anglaise)
Si vous rencontrez des difficultés pour télécharger les formulaires, utilisez un autre navigateur comme Google Chrome.
Pour rappel, la MSH est tenue de respecter le marché public Transport et Hébergement du CNRS.
Quand dois-je envoyer ma demande de mission ?
Pour un voyage en train, votre demande de mission doit nous parvenir entre 1 et 2 mois avant le départ.
Pour un voyage en avion, votre demande de mission doit nous parvenir entre 3 et 6 mois avant le départ.
Le respect de ces délais est impératif et la MSH se réserve le droit de refuser la prise en charge d’une mission s’ils n’étaient pas respectés.
Quel type de transport est pris en charge ?
Afin de réduire l’empreinte carbone liée à votre mission, nous vous encourageons à adapter votre mode de transport et notamment préférer le train à l’avion autant que possible.
Par ailleurs, les règles de la circulaire Plan de sobriété de l’Etat du 10 novembre 2022 déposée par le Ministère de la Transition Ecologique et de la Cohésion des Territoires imposent désormais les conditions de transport ci-dessous :
- L’avion est interdit lorsqu’il existe un trajet en train de moins de 3h entre deux villes.
- L’avion est autorisé lorsqu’il existe un trajet en train de plus de 4h entre deux villes.
- Une dérogation pour l’avion est autorisée lorsqu’il existe un trajet en train compris entre 3h et 4h, si l’aller-retour est effectué dans la journée et dure en moyenne plus de 6h en train.
Covoiturage : le recours aux services de covoiturage n’est possible qu’à la condition que le missionnaire s’assure que le conducteur détient toutes les polices d’assurance obligatoire couvrant notamment le covoiturage et les passagers comme tiers dans le véhicule (ex : attestation d’assurance)
Que dois-je faire au retour de ma mission ?
Vous devez envoyer toutes les preuves d’achat ainsi que votre RIB à gestion@archives.msh-paris-saclay.fr dans les jours suivants votre retour.
Pour rappel, les repas peuvent être remboursés forfaitairement (20 € / repas) sans justificatif.
ATTENTION : le ticket de CB seul ne suffit pas pour obtenir le remboursement de l’achat. Vous devez nous fournir un justificatif en bonne et due forme (ticket de caisse, facture).
Événements
Je souhaite une affiche pour l'événement que l'organise. Que dois-je faire ?
La MSH propose aux porteurs de projets un kit de communication constitué d’une affiche, d’une bannière web et/ou d’un programme.
Pour bénéficier de ce service, tous les éléments nécessaires à la création graphique doivent être impérativement transmis à thierry.cayatte@ens-paris-saclay.fr au moins 6 à 8 semaines avant la date de l’événement.
Quelques règles à suivre :
- l’ensemble des informations pratiques des supports doit être écrit dans la même langue ;
- les affiliations mentionnées dans les documents fournis doivent être harmonisées ;
- les éventuelles corrections à apporter sont à transmettre directement dans les documents, en rouge (aucun fichier source ne sera fourni, notre graphiste procédera aux corrections lui-même) ;
- le nom du fichier doit comporter la référence du projet, le titre ainsi que le numéro de version (v1, v2, v3…).
Comptez environ une semaine pour l’impression de votre affiche plus une semaine pour l’envoi postal.
Je souhaite que les participants s'inscrivent. Comment dois-je faire ?
Nous proposons d’inscrire votre événement sur la plateforme Sciencesconf (https://www.sciencesconf.org/) qui permet de gérer les évènements scientifiques dans leur totalité, ainsi que les appels à communication.
Juliette BERNY (juliette.berny@ens-paris-saclay.fr), chargée de communication, pourra vous conseiller et vous accompagner.
La MSH peut-elle fournir des badges nominatifs pour mon événement ?
Oui. La demande de badges doit être remise en même temps que la demande de création graphique. La liste finale au format Excel, harmonisée avec Prénom/Nom/Fonction/Organisme des participants doit être envoyée au plus tard deux semaines avant l’évènement.
La MSH peut vous prêter des porte-badges et des boîtes qui sont à recueillir dans nos locaux, où ils doivent ensuite être restitués.
Puis-je réserver une salle pour mon événement ?
Hébergée par l’ENS Paris-Saclay sur le plateau de Saclay, la MSH Paris-Saclay peut accéder à l’ensemble des salles de réunion et amphithéâtres de l’ENS Paris-Saclay, pouvant accueillir des évènements de 10 à 500 participants.
Pour toute réservation de salle, vous pouvez contacter Juliette Berny (juliette.berny@ens-paris-saclay.fr) afin qu’elle vous conseille sur l’espace le mieux adapté à votre évènement.
Compte tenu de l’activité soutenue dans les locaux de l’ENS Paris-Saclay, il est conseillé de réserver la salle concernée plusieurs semaines, voire plusieurs mois à l’avance, surtout si vous avez une date précise pour votre évènement.
Les collaborateurs de la MSH Paris-Saclay pourront vous aider à accueillir les participants.
S’agissant des évènements « hors les murs », l’organisation et la logistique des évènements devront être mises en œuvre directement par les porteurs de projet.
Puis-je bénéficier d'un traiteur pour les pauses et les repas ?
Pour les évènements qui ont lieu dans les locaux de l’ENS Paris-Saclay, la MSH peut vous accompagner dans le choix des prestataires de type traiteurs, fournisseurs de plateaux-repas, etc. Elle s’inscrit dans une démarche écoresponsable et propose des prestations végétariennes. Vous pouvez contacter Juliette Berny (juliette.berny@ens-paris-saclay.fr) au plus tard trois semaines avant l’évènement concerné.
S’agissant des évènements « hors les murs », vous devez nous fournir un devis, en fonction des prestataires habilités sur les sites en question.
Communication et diffusion des savoirs
Je souhaite diffuser des informations sur mon projet. Que dois-je faire ?
L’ensemble des évènements labellisés par la MSH est relayé via notre newsletter (2 000 inscrits), sur notre site Internet (https://archives.msh-paris-saclay.fr/) et sur plusieurs réseaux sociaux :
Facebook : https://www.facebook.com/MSH-Paris-saclay-309855552759750/
Instagram : https://www.instagram.com/msh_paris_saclay/
Chaîne Canal U : https://www.canal-u.tv/chaines/mshparissaclay
Le jour de l’évènement, un ou plusieurs collaborateurs de la MSH Paris-Saclay pourront se déplacer, afin notamment de prendre des photos et d’alimenter les réseaux sociaux.
Puis-je publier dans The Conversation ?
La MSH Paris-Saclay est partenaire de The Conversation. Dans le cadre de sa politique d’ouverture de la recherche à la société, elle souhaite que les projets qu’elle labellise donnent lieu à des publications dans ce média en ligne de vulgarisation scientifique. Contactez Ariane Tom, notre chargée de projets (ariane.tom@ens-paris-saclay.fr).
Je m'intéresse à la recherche-création. La MSH peut-elle m'aider ?
La MSH Paris-Saclay est voisine de la Scène de recherche, un dispositif exceptionnel de recherche-création. Si votre projet peut être prolongé par des initiatives faisant interagir des chercheurs et des artistes, nous pourrons vous mettre en relation.
Publications scientifiques
J'ai besoin d'une prestation éditoriale dans le cadre de mon projet. À qui dois-je m'adresser ?
La MSH a référencé plusieurs prestataires susceptibles de vous aider dans diverses activités éditoriales (relecture ortho-typographique et mise en forme, préparation des fichiers selon la méthodologie Métopes pour publication en ligne sur des plateformes telles que Cairn ou OpenEdition, mise en page sous InDesign, etc.). Si nécessaire, Flavie Lavallée (lavallee@ens-paris-saclay.fr), responsable de notre Service d’appui à l’édition scientifique ouverte (Saeso) peut vous conseiller et vous transmettre les coordonnées d’un prestataire.
Je veux déposer une publication sur l'archive ouverte HAL. Que dois-je faire ?
Dans le cas d’un dépôt sur l’archive ouverte HAL d’une publication en lien avec un projet labellisé, nous vous invitons à compléter le champ « Financement » des métadonnées avec la mention « MSH Paris-Saclay – Maison des Sciences de l’Homme – Paris Saclay ». Cela permettra de rendre votre dépôt visible dans la collection HAL de la MSH Paris-Saclay (https://cnrs.hal.science/MSH-PARIS-SACLAY).
Quelle règles d'affiliation dois-je suivre ?
En matière d’affiliation, nous vous encourageons à suivre les recommandations du CNRS : https://www.inshs.cnrs.fr/fr/redaction-des-affiliations-dans-les-publications-des-chercheurs-des-unites-du-cnrs-ou-associees
Dans le cas de projets impliquant des laboratoires liés à l’ENS Paris-Saclay les porteurs sont invités, si ces projets associent des partenaires industriels, à informer de ce partenariat Didier Guedra Degeorges (didier.guedra-degeorges@ens-paris-saclay.fr), responsable de la mise en place du Portfolio dynamique des relations de l’ENS Paris-Saclay avec les entreprises
Obligations du porteur
Quelles sont mes obligations en tant que porteur de projet ?
La MSH Paris-Saclay doit être informée de toute communication ou publication portant sur le projet. Le porteur s’engage à mentionner le soutien apporté par la MSH Paris-Saclay dans ses propres actions de communication sur son projet, ses résultats et publications et à apposer le logo de la MSH.
À cet effet, vous pouvez télécharger le logo de la MSH Paris-Saclay en différents formats pour vos supports de communications :
- Télécharger le logo en couleur formats : jpeg, png et pdf vectorisé
- Télécharger le logo en noir formats : png
- Télécharger le logo en blanc formats : png
- La charte graphique est disponible (couleurs, typographie, versions et notice d’utilisation) en PDF
- Pack complet : ZIP
Pour tout autre besoin n’hésitez pas à nous contacter.
Le porteur de projet s’engage également à participer aux opérations de communication (notamment à la réunion des porteurs) organisées par la MSH Paris-Saclay.